¿Por qué es importante la codificación de artículos en almacenes?

Con la incorporación de las nuevas tecnologías en la logística y en los almacenes, la codificación de artículos se ha vuelto fundamental. Esta asegura no solamente poder mantener un orden digital, sino también físico de la totalidad del stock que se tiene en cada momento del proceso. Además, las características con las que se debe cumplir son muy simples, puesto que lo que se requiere es que sea sencillo de digitar, que los códigos sean únicos para cada artículo y que se puedan controlar velozmente los posibles errores en la codificación.

¿Qué es y cómo se hace una codificación?

Cuando se desarrolla un sistema de codificación, lo que se está buscando en realidad es que este sea sencillo y fácil de utilizar. Esto, para que todo el personal que se dedica a esta etapa de la comercialización y a la logística pueda gestionar el sistema de manera sencilla y sin retrasos. Además, se apunta a que este sistema sea capaz de agilizar la totalidad del proceso de búsqueda de productos y artículos por parte de los operarios, ahorrando grandes cantidades de tiempo.

Cada empresa puede generar su propio sistema de codificación a nivel interno, diferente de los demás. Una de las formas más frecuentes de empezar este proceso es agrupando. Algunas de las opciones para agrupar son las siguientes:

• Por familia, es decir, por grupo de productos al que pertenece cada artículo
• Por nombre del artículo
• Por subfamilia, es decir, grupo específico de los productos, más detallado que en el caso anterior
• Por color
• Por talla o formato en que cada artículo se presenta

Para poder encontrar los productos fácilmente y sin perder mucho tiempo, independientemente del esquema de organización que se elija, es importante estructurarlo con combinaciones de letras y números. Además, son sistemas que deben darse a conocer para la totalidad de las personas que trabajan en los almacenes o que pasan por allí, a fin de que todos puedan encontrar los productos en el menor tiempo posible y de la manera más sencilla.

Además de lo mencionado con anterioridad, podemos destacar las siguientes recomendaciones para llevar a cabo este proceso de la mejor manera:

• Asignar números correlativos tanto en los pasillos como en los estantes
• Identificar los niveles de altura y de profundidad de cada estante para saber cuántos subgrupos pueden llegar a almacenarse en uno sólo de ellos
• Garantizar que el recorrido de los pasillos se realice en un solo sentido y alternar de manera descendente y ascendente
• Iniciar siempre las numeraciones de manera ascendente

Beneficios de la codificación en almacenes

Muchas son las razones, en la actualidad, para acudir a la codificación de productos y artículos en almacenes y espacios de guardado. Realizar los procesos que hemos mencionado anteriormente, permite que todos los miembros de un espacio de trabajo o comercialización puedan manejar un mismo “lenguaje” a la hora de manipular todo tipo de productos. Esto mejora sustancialmente la calidad de la comunicación interna, garantizando menores pérdidas de tiempo y, a la vez, un buen control sobre los productos almacenados.

Pero, además, al estar todos los productos bien organizados e inventariados, lo que se logra es asegurarse de la calidad de los productos. En el caso, por ejemplo, de productos de farmacia o alimenticios, o aquellos que tengan fechas de vencimiento y caducidad, lo que logra el inventario es que los productos más viejos sean los primeros en salir y, de esa manera, se tenga un control exhaustivo constante de que los productos que se comercializan están en buen estado y dentro de las fechas correspondientes.